Für eine gewisse Anzahl von Steuerpflichtigen stellt sich die Frage, wie lange Dokumente, Rechnungen und andere Unterlagen nach Abgabe der Steuererklärung aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt (§ 147 AO) und für diese Steuerpflichtigen bindend. Wir haben die wichtigen Fristen für Sie zusammengefasst und geben Ihnen zusätzlich interessante Informationen rund um das Thema „Aufbewahrungsfrist von Buchhaltungsunterlagen“.
6-jährige bzw. 10-jährige Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsunterlagen
Generell gelten für Buchhaltungsdokumente und steuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich relevante Daten der betrieblichen EDV entweder eine 6-jährige oder eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Dokumente:
- Lohnkonten sowie sämtliche Unterlagen zum Lohnkonto
- sonstige für die Besteuerung relevante Dokument wie beispielsweise Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehnsverträge und Geschäftsbriefe
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist ist für folgende Unterlagen vorgeschrieben:
- Eintragung in Büchern, Journalen, Konten uvm.
- Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Inventare sowie sämtliche dazugehörigen Unterlagen
- Buchungsbelege (wie z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge usw.)
Die detaillierten Aufbewahrungspflichten für die einzelnen Dokumente finden Sie hier:
Möglicher Zugriff auf Daten zu jeder Zeit
Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf die Daten und Dokument jederzeit möglich sein. Achten Sie bei einem Wechsel der betrieblichen EDV auf jeden Fall darauf, dass die bisherigen Daten mit in das neue System integriert werden oder man durch das alte System noch auf die Daten zugreifen kann.
Haben Sie noch Fragen zur Aufbewahrungsfrist von Ihren Buchhaltungsunterlagen? Dann kontaktieren Sie uns. Sehr gerne hilft Ihnen unser Team weiter.