Oft scheitert es bei der Anerkennung von Bewirtungskosten beim Finanzamt daran, dass die formalen Voraussetzungen nicht eingehalten wurden. Wir haben wichtige Hinweise, damit die Bewirtungskosten zukünftig problemlos steuerlich geltend gemacht werden können.
Grundsätzlich gilt: Der Anlass der Bewirtung muss im beruflichen oder betrieblichen Bereich liegen. Darunter fallen zum Beispiel Geschäftsessen zum Abschluss eines Vertrages, zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung oder Verpflegung bei Außendienstmitarbeitern. Private Bewirtungen sind ausgeschlossen. Wenn außerdem der Ehepartner an dem Geschäftsessen teilnimmt, ist folgendes zu beachten:
- Wenn der Ehepartner Mitinhaber des Unternehmens ist, kann ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
- Wenn er im Unternehmen angestellt ist, ist nur dann ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe möglich, wenn eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen vorhanden ist.
- Wenn der Partner als Privatperson teilnimmt, ist kein Abzug möglich.
Formal sind folgende Dinge zu beachten:
Quittungen:
Die Quittungen müssen maschinell ausgestellt werden. Handschriftliche Quittungen werden nicht akzeptiert. Außerdem ist die Angabe des Ortes (Name+Adresse), Zeit, Auflistung der Speisen und eventuelle Trinkgelder zwingend notwendig. Die meisten Restaurants sind darauf vorbereitet, sodass diese Anforderungen leicht umzusetzen sind. Wenn Sie ein Lokal besuchen das keine maschinellen Quittungen ausstellen kann, fragen Sie trotzdem nach einem handschriftlichen Beleg mit einem Vermerk drauf, dass keine elektronische Kasse vorhanden ist.
Angabe über Anlass der Bewirtung:
Wichtig ist außerdem die genaue Angabe des Grundes der Bewirtung und der bewirteten Personen. Diese Angaben können entweder auf der Quittung vermerkt werden oder auf einem separaten Blatt, das fest mit der Quittung verbunden ist. Der Anlass der Bewirtung muss konkret angegeben werden. Pauschale Aussagen wie „Geschäftsessen“ sind nicht zulässig. Auch die bewirtete Person muss namentlich benannt werden. Wenn die Rechnung 100 Euro übersteigt muss auch die bewirtende Person, in dem Fall dann Sie selbst, genannt werden.
Beachten Sie außerdem, dass die Buchhaltung die Aufwendungen für die Bewirtung von Person einzeln erfassen muss. Daher ist es ratsam, die notwendigen Angaben direkt nach der Bewirtung zu vermerken. Außerdem verlangt das Finanzamt, dass diese Angaben zeitnah nach der Bewirtung gemacht werden müssen.
Wichtig: Es können nur 70% der Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Die restlichen 30% sind laut Finanzamt als Eigenanteil nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG anzusehen. Selbstständige und Gewerbetreibende, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können die Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung in voller Höhe abziehen.
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Thumbnail Image Mr. Shimoni’s table von: Dennis Wong via CC BY 2.0